Lunes, octubre 23, 2017
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Adm. CARMEN ELENA PEREZ MESTANZA. ESPECIALISTA TRÁMITE DOCUMENTARIA

FUNCIONES DE ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO (TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO)

  • Dirigir, supervisar la expedición y visación de certificados de estudios y constancia  de acuerdo a las actas que obran en los archivos
  • Orientar y controlar la certificación y autenticación de copias de documentos originales que obran en el archivo de la UGEL 15 – HRI.
  • Promover y participar en coordinación con el Área de Gestión Institucional en la racionalización de procedimientos y trámites administrativos.
  • Coordinar con la Dirección y los Órganos de Línea el trámite oportuno y la conservación de los expedientes que se generen.
  • Difundir y capacitar al personal de la UGEL 15 en materia de trámite documentario y archivo.
  • Dirigir y controlar la conservación, custodia y depuración de la documentación destinado al archivo de acuerdo a la normatividad legal vigente.
  • Atender al público usuario y orientar en la presentación de sus expedientes y documentos para realizar gestiones en la UGEL 15
  • Elaborar información estadística de los expedientes y documentos en forma mensual y efectuar las acciones correctivas que tuviera lugar
  • Orientar a los Directores de las Instituciones Educativas sobre aspectos de trámite documentario y archivo
  • Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los expedientes que ingresan a la UGEL 15 previa verificación de los requisitos mínimos. Mediante el sistema de programa LOTUS hasta su respuesta o que culmine en resolución
  • Preparar anualmente el inventario de documentos archivados y elabora la relación de documentos para su depuración.
  • Certificar y autenticar copias de documentos originales relacionados con actas y certificados, que obran en el archivo.
  • Clasificar, archivar y custodiar las autógrafas de las distintas resoluciones directorales aprobadas por el Órgano de Dirección verificando sus antecedentes
  • Enumerar, distribuir y notificar las resoluciones directorales a las diversas áreas de su competencia y a los usuarios  comprendidos
  • Clasificar, archivar y custodiar las actas, certificados y nóminas de las instituciones educativas.
  • Visar certificados para cursar estudios en el exterior y para postular a Instituciones de Educación Superior.
  • Verificar los Títulos Técnicos expedidos por las Instituciones Educativas Públicas.
  • Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director(a).